Das elektronische Postfach im Online-Banking

Mittlerweile beinhaltet das Online-Banking der Sparkasse sehr viele unterschiedliche Funktionen. Eine davon ist das elektronische Postfach. Es dient dem Empfang und Versand von Nachrichten zwischen Kundinnen und Kunden und der Sparkasse und der dauerhaften Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten. Ein wesentliches Merkmal des Postfachs ist, dass es sehr viel Sicherheit bietet.

Die Funktionen des elektronischen Postfachs im Überblick

Wichtige Dokumente empfangen und dauerhaft speichern

Die Sparkasse stellt Ihren Kundinnen und Kunden regelmäßig oder auch Anlass bezogen zahlreiche Dokumente zur Verfügung. Dazu gehören Auszüge für Girokonten, Kredite, Depots und Tagesgelder ebenso wie Abrechnungen der Kreditkarte und aus Wertpapiergeschäften und Bescheinigungen. Darüber hinaus werden auch bei Kontoeröffnung und neuen Krediten Verträge erstellt, die man aufbewahren sollte. Alle diese Dokumente lassen sich sehr bequem und sicher ins Postfach zustellen und dort dauerhaft speichern. Das spart nicht nur Papier ein, es hat auch den Vorteil, dass die Notwendigkeit entfällt, Auszüge, Abrechnungen und Verträge zu Hause in Ordnern abzulegen. Selbstverständlich lässt sich alles, was im Postfach im Online-Banking gespeichert ist auch herunterladen, falls das einmal notwendig werden sollten. Auch ist es möglich, im Postfach abgelegte Dokumente zu löschen.

Sichere Kommunikation mit der Sparkasse

Viele Informationen, die Kundinnen und Kunden mit der Sparkasse austauschen, sind nicht für die Augen Dritter bestimmt. Deshalb ist es wichtig, einen sicheren Kommunikationskanal zu benutzen. Das Postfach erfüllt diesen Anspruch. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt innerhalb des Online-Bankings. Gegenüber der in der Regel nicht verschlüsselten und deshalb sehr unsicheren normalen E-Mail ist das ein großer Vorteil. Über das Postfach lassen sich Nachrichten mit und ohne Anhang an die Sparkasse versenden und auch empfangen.

Kontoauszüge im Postfach  

Für Girokonten, Kredite, Tagesgelder und auch Wertpapierdepots erstellt die Sparkasse regelmäßig Kontoauszüge. Natürlich kann man diese Auszüge auch in Papierform am Kontoauszudrucker abrufen, das hat aber einige Nachteile. Man muss daran denken, die Auszüge regelmäßig auszudrucken. Tut man es nicht, sind Kreditinstitute dazu verpflichtet, sie in bestimmten zeitliche Intervallen per Post zuzusenden. Dafür fallen Portokosten an. Liegen die Papierauszüge dann vor, sollte man sie für mindesten 3 Jahre aufbewahren, denn mit dem Auszug bestätigen Banken und Sparkassen die Umsätze und Guthaben auf den Konten. Idealerweise sollten Kontoauszüge chronologisch abgelegt werden. Benötigt man die Auszüge nicht mehr, stellt sich häufig das Problem, sie sicher zu entsorgen. Natürlich kann man Auszüge auch einfach in den Papiermüll werfen, riskiert damit aber auch, dass andere Personen einen Blick auf die persönlichen Finanzen werfen können.

Werden Auszüge hingegen ins Postfach im Online-Banking eingeliefert, lösen sich die oben genannten Probleme von ganz alleine. Die Zustellung erfolgt vollautomatisch. Je nach dem, um was für Auszüge es sich handelt, werden sie zum Beispiel monatlich oder jährlich als PDF-Dokument bereitgestellt. Die Ablage erfolgt in der zeitlichen Reihenfolge, in der die Auszüge erstellt wurden. Es ist dann ganz einfach, auch nach Jahren noch einen bestimmten Kontoauszug wiederzufinden.

Auch die Vernichtung von nicht mehr benötigten Kontoauszügen ist einfach und sicher. Es gibt hier zwei Möglichkeiten: Entweder man löscht Auszüge manuell über die Papierkorbfunktion oder man aktiviert eine Löschautomatik. Bei der Löschautomatik lässt sich vorgeben, wie viele Jahre der Auszug gespeichert bleiben soll.

Kreditkartenabrechnungen

Genau wie beim Girokonto werden auch für Kreditkarten regelmäßig Auszüge erstellt, die sogenannten Kreditkartenabrechnungen. Zu sehen sind hier alle Zahlungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit der Kreditkarte getätigt wurden sowie der Gesamtbetrag, der dann dem Girokonto belastet wird. Auch diese Dokumente sollte man eine gewisse Zeit aufbewahren und folglich muss man sich auch hier um eine sichere Ablage und später die Vernichtung kümmern.

Im Postfach im Online-Banking werden Kreditkartenabrechnungen wie andere Kontoauszüge auch behandelt. Sie können automatisch eingestellt und archiviert werden und sie lassen sich später entweder von Hand oder mit der Löschautomatik sicher und geschützt vor den Blicken anderer vernichten.

Dokumente im Wertpapiergeschäft, von der LBS und der Provinzial

Auch bei Wertpapierberatungen werden regelmäßig Dokumente erstellt, die man für eine gewisse Zeit aufbewahren sollte. Das können Beratungsprotokolle sein, zum Beispiel aber auch Kauf- und Verkaufsabrechnungen für das Sparkassen- und DekaBank-Depot. Die Deka stellt zudem für Fonds, die man im Depot hat, regelmäßig Informationen zur Verfügung. Diese Dokumente lassen sich genauso wie Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen über das Postfach empfangen und dauerhaft ablegen.

Falls man ein Postfach im Online-Banking besitzt, kann man mittlerweile sogar die LBS und die Provinzial ermächtigen, die regelmäßige Post auf diesem Weg zuzustellen.

So funktioniert das Postfach im Online-Banking

Das Postfach wird direkt nach der Anmeldung im Online-Banking im Finanzstatus angezeigt. Mit einem Klick auf das Brief-Symbol wird der Posteingang aufgerufen. Falls neue Nachrichten vorliegen, ist das am roten Punkt sofort erkennbar. Ist man dann im Postfach drin, gibt es auf der rechten Seite die Übersicht mit den verschiedenen Nachrichten und Dokumenten. In der Gesamtübersicht sind das alle Nachrichten. Über die Rubriken links lassen sich dann die verschiedenen Nachrichten- und Dokumententyp sehr einfach filtern. Die Zusortierung erfolgt hier übrigens vollautomatisch. Man muss das Postfach also nicht selber regelmäßig aufräumen.

Links oben ist auch der Button zu finden, mit dem sich eigene Nachrichten an die Sparkasse schreiben lassen. Falls gewünscht, können damit auch Anlagen hochgeladen und an die Sparkasse übermittelt werden.

Ganz unten links gelangt man zu den Postfach-Einstellungen. Hier kann man festlegen, welche Dokumente ins Postfach gehen sollen und auch die Löschregeln lassen sich hier aktivieren und individuell einstellen.

Thema Sicherheit

Wie eingangs schon kurz erläutert, ist das elektronische Postfach im Online-Banking sehr sicher. Weshalb ist das so?

Das Postfach ist ein Bestandteil des Online-Bankings der Sparkasse. Das bedeutet, es kommen die gleichen Sicherheitsstandards zur Anwendung, die auch für das Banking genutzt werden. Um überhaupt auf das Postfach zugreifen zu können, muss man sich im Online-Banking anmelden. Wer die Zugangsdaten nicht kennt, hat keine Chance hineinzusehen! Die Datenübertragung zwischen der Sparkasse und dem heimischen PC oder der Banking-App Sparkasse erfolgt immer mit einer Verschlüsselung. Der Datenstrom wird also nicht offen übertragen. Selbst wenn es jemandem gelingen sollte, die Datenübertragung auf dem Weg zur Sparkasse oder zum Kunden-PC oder -Smartphone abzufangen, kann er damit nicht viel anfangen.

Übrigens ist es auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Sparkasse nicht möglich, in ein Kunden-Postfach hineinzusehen. Ist eine Nachricht oder ein Dokument einmal im Postfach angekommen, kann nur noch der Online-Banking-Teilnehmer, also der Kunde, darauf zugreifen.

Postfach im Online-Banking einrichten

Jede Kundin und jeder Kunde der Sparkasse Bielefeld kann das elektronische Postfach im Online-Banking nutzen. Bei den aller meisten ist es auch schon freigeschaltet. Sollte das noch nicht der Fall sein, lässt sich das aber sehr einfach nachholen. Hier geht es zur entsprechenden Funktion in der Internet-Filiale: Postfach freischalten. Nach der Freischaltung stehen bereits alle Grundfunktionen zur Verfügung.

Möchten man nun auch gerne seine Auszüge ins Postfach zustellen lassen, ist dafür ein kurzer Auftrag notwendig. Auch das lässt sich online erledigen: Elektronischen Kontoauszug beantragen. Zur Freischaltung des DekaBank-Depots geht es hier.

Natürlich nehmen unsere Kundenberaterinnen und Kundenberater auch gerne diese Schritte für Sie vor. Vereinbaren Sie ganz einfach einen Termin!